1) Tenha uma agenda e use-a:

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Esta dica pode parecer óbvia, mas muitas pessoas não utilizam agendas para anotar seus compromissos e confiam na própria memória, o que pode ser muito perigoso. Nesses casos, é bem comum esquecer datas importantes, perder prazos ou ter que lidar com conflitos de horários. Por isso, anote qualquer atividade que deve ser realizada, por mais simples que seja. Se você não gosta muito da ideia de ter que carregar mais um item com você, utilize o celular. O importante é estar sempre consciente do que deve ser realizado para poder planejar a melhor forma de fazê-lo, o que nos leva ao segundo item da lista.

2) Planeje muito:

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Se sua agenda está lotada de atividades, não se desespere. Separe um tempinho do seu dia para sentar e planejar a sua semana, ou até mesmo o seu mês. Faça uma lista com todas as atividades e organize-as por ordem de prioridade. Calcule o tempo aproximado que gastará para concluir cada uma delas. Depois, monte um cronograma a partir dessas informações. Você se sentirá muito mais aliviado ao saber que está tudo sobre controle. Além disso, especialistas afirmam que “Uma hora de planejamento pode economizar até 10 horas de trabalho”. (fonte: http://goo.gl/qy8YLi)

3) Mantenha o foco:

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Muita gente pensa que realizando várias atividades ao mesmo tempo é possível atingir os objetivos de forma mais rápida. Mas a verdade é que, ao fazer isso, o risco de não concluir nenhuma das tarefas é altíssimo. Além disso, os resultados podem ficar abaixo do esperado, já que, ao realizar diversas ações simultaneamente, perde-se a qualidade o trabalho. Dessa forma, procure sempre realizar uma atividade de cada vez, seguindo o seu cronograma.

4) Organize suas pastas físicas e virtuais:

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Quando temos muitas coisas para fazer, também temos muitos arquivos que precisamos utilizar. O problema é que muitas vezes guardamos esses arquivos na primeira pasta que encontramos, com o intuito de economizar tempo. E é aí que mora o perigo. Se arquivamos documentos em qualquer lugar, é bem possível que quando precisemos deles no futuro demoremos muito tempo para encontrá-los. Ou ainda pior: é possível não encontrá-los. Por isso, vale a pena gastar uns minutinhos organizando suas pastas. Acredite!

5) Realize checagens periódicas:

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Sabemos que nem sempre as coisas saem como foram planejadas. Imprevistos sempre podem ocorrer: é possível que gastemos mais tempo com uma atividade do que imaginávamos, ou podem surgir novas atividades que não estavam previstas. Então, é recomendável realizar checagens periódicas (de 2 em 2 dias, por exemplo) para conferir o que já foi feito e o que ainda precisa ser concluído, remanejando as atividades quando for necessário.

6) Faça uso dos post-its:

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Aqueles papeizinhos coloridos, conhecidos como post-its, podem fazer toda a diferença na sua rotina. Imagine que você está no escritório e um colega te avisa que um cliente pediu para que você ligue para ele; você pega o telefone e, quando vai discar, seu chefe te chama e diz que precisa de você urgentemente em uma reunião; horas depois, você volta da reunião com a cabeça a mil e nem se lembra da ligação que tinha que fazer. Pois bem, um simples post-it colado na tela de seu computador, com o escrito “ligar para o cliente” faria total diferença nessa hora. E você também pode utilizar notas autoadesivas no próprio computador (veja como funciona aqui).

Comece hoje mesmo a se organizar e rapidamente notará sua produtividade aumentando!