5 dicas para fazer reuniões melhores e mais produtivas

5 dicas para fazer reuniões melhores e mais produtivas

Voltar

Apesar de nem sempre serem agradáveis, reuniões são necessárias para conseguirmos organizar tarefas e cumprir prazos, seja em ambientes de trabalho ou em ambientes de estudo. Definir metas, discutir problemas e fazer a divisão de atividades são apenas algumas das ações que geralmente fazem parte desses encontros entre colegas e que são indispensáveis para o andamento de qualquer projeto.

No entanto, muitas vezes as reuniões parecem atrapalhar a rotina ao invés de facilitá-la, pois dão a impressão de que o tempo está sendo desperdiçado e de que a produtividade está caindo. Se você já teve essa sensação, provavelmente isso aconteceu devido a alguns erros que geralmente ocorrem nessas situações, mas que podem ser solucionados.

Confira, então, 5 dicas para fazer reuniões melhores e mais produtivas:

1. Convoque apenas as pessoas necessárias.

Muitas vezes, aquele que vai convocar uma reunião coloca na lista de convidados o maior número de pessoas possível, achando que assim a reunião estará mais completa e que, portanto, será mais produtiva. Além disso, as pessoas se sentem resguardadas convidando muita gente, pois pensam que assim todos estarão informados e não haverá falhas de comunicação.

No entanto, convidar muitas pessoas é algo negativo, por vários motivos. Primeiramente, quanto mais pessoas há em uma reunião, mais demorada ela é, pois são vários os integrantes que querem se posicionar sobre certo assunto. Assim, uma discussão que poderia ser breve acaba se estendendo e cansando os participantes, além de impedi-los de continuarem com suas tarefas.

Ademais, muitas vezes há indivíduos que não estão realmente envolvidos no assunto que se pretende discutir, e acabam apenas “enfeitando” o ambiente, enquanto poderiam estar realizando outras atividades mais importantes.
Portanto, sempre convide para uma reunião aquelas pessoas que são realmente indispensáveis para a pauta em questão e que estão dispostas a colaborar. Para garantir que a informação chegue a todos, envie a ata por e-mail aos interessados; mas não é preciso que todos estejam presentes.

2. Mantenha o foco.

Uma das ações mais importantes para uma reunião ser produtiva é manter o foco. Quando a pauta não é bem definida, é possível que diversos assuntos venham à tona e a reunião fique confusa e se estenda mais do que o necessário. Também é bem comum que assuntos desnecessários sejam colocados na mesa, fazendo com que os integrantes sintam que estão perdendo tempo.

Por isso, é sempre necessário ter bem definida a pauta da reunião antes de começar e não desviar-se do foco. Outro ponto importante é que, ao definir os temas que serão tratados, é preciso refletir sobre o seguinte: é realmente necessária uma reunião para discutir o assunto, ou este pode ser resolvido, por exemplo, via e-mail?

Prestar atenção ao relógio também é uma estratégia para que a reunião seja produtiva. Se a hora marcada é às nove da manhã, então o início deve ser nessa hora, mesmo que nem todos os integrantes estejam presentes. Da mesma forma, o horário para acabar deve ser cumprido. Portanto, ir direto ao ponto é indispensável para conseguir concluir a reunião no momento planejado.

3. Deixe a sala preparada.

Se o início da reunião está marcado para as nove da manhã, você não começará a preparar a sala nesse horário, certo? Se fizer isso, o tempo que deveria ser gasto em discussões importantes poderá ser desperdiçado devido a inúmeros imprevistos, como um computador que não funciona, por exemplo.

Dessa forma, se na reunião será necessário o uso de aparelhos tecnológicos como computador, projetor e telefone de teleconferência, tenha certeza de que tudo estará funcionando perfeitamente na hora estabelecida para o início da discussão.

Em caso de reuniões de maior porte, em que um lanche for necessário, também se deve ter o cuidado de deixar tudo preparado com antecedência. Assim, evite encomendar comidas quentes, que acabarão esfriando ao longo da reunião.

4. Faça atas.

As atas são indispensáveis para manter o histórico das reuniões já realizadas e para que tudo fique muito bem organizado. Dessa forma, é sempre preciso ter alguém responsável por redigir uma ata durante a reunião e enviá-la aos participantes e a outras pessoas envolvidas de alguma maneira com o assunto em pauta. Nesse documento deve constar a data da reunião, o tema principal, os participantes e o local do encontro. Além disso, devem ser relacionadas todas as atividades que foram definidas, bem como o responsável por cada uma delas e a data final para sua conclusão.

5. Siga as dicas da CIA.

A CIA divulgou, em 2012, um manual com lições para não sabotar a produtividade em organizações. Entre as dicas, há algumas relacionadas especificamente a reuniões de trabalho. De acordo com a agência de inteligência norte-americana, insistir em fazer tudo pelos canais oficiais pode atrapalhar, e muito, a produtividade em uma reunião.

Além disso, longos discursos, com vários exemplos e com tom de patriotismo não são recomendáveis.
Outra dica da CIA é evitar comitês grandes, que também são um dos motivos para que a produtividade caia. E, é claro, levantar questões irrelevantes é um péssimo hábito que deve ser deixado de lado. Finalmente, está estritamente proibido voltar a questões resolvidas em reuniões anteriores!

 

startup-594091_1920

Você sabe fazer reuniões produtivas?
Faça o teste e descubra!

 

Fontes consultadas:

http://revistapegn.globo.com/Dia-a-dia/noticia/2015/10/7-dicas-para-fazer-uma-reuniao-perfeita.html
http://revistapegn.globo.com/Empreendedorismo/noticia/2015/11/licoes-da-cia-para-voce-nao-sabotar-sua-produtividade.html


DEIXE AQUI SEU COMENTÁRIO

Receba nossa newsletter